ORGANIZACIJOS AUGIMAS IR PLĖTRA PRIKLAUSO NUO GERO DARBŲ ORGANIZAVIMO

Kodėl gerovės kūrimas prasideda nuo gebėjimo tinkamai organizuoti darbą?

Galima drąsiai teigti, kad dauguma žmonių supranta paprastą tiesą: jeigu darbai būtų organizuojami geriau, gyventume geriau.

Tačiau ar dažnai susimąstome, ką iš tikrųjų reiškia geras darbų organizavimas? Nuo ko jis prasideda? Kas turi būti padaryta, kad žmogaus pastangos, organizacijos ištekliai ir darbuotojų gebėjimai duotų kuo geresnius rezultatus?

Viešojoje erdvėje dažnai girdime politikų kalbas apie tai, kad kuriame gerovės valstybę. Tačiau retai girdime išsamų atsakymą į klausimą: kaip praktiškai tą gerovės valstybę kurti?

Mano įsitikinimu, vienas iš atsakymų yra labai paprastas: gerovės kūrimas prasideda nuo gero darbų organizavimo.

Juk valstybė nėra abstrakti sąvoka. Ją sudaro žmonės, šeimos, įmonės, organizacijos, mokyklos, ligoninės ir įvairios institucijos. Kiekvienoje iš jų atliekami darbai, kurių kokybė priklauso ne tik nuo darbuotojų pastangų, bet ir nuo to, kaip šie darbai organizuojami.

Prastas organizavimas reiškia prarastą laiką, iššvaistytus išteklius, nereikalingas išlaidas, nepasiektus tikslus ir neišnaudotą žmonių potencialą. Kai tokie nuostoliai kartojasi tūkstančiuose organizacijų, jų bendra ekonominė ir socialinė kaina tampa milžiniška.

Todėl turėtume daug rimčiau kalbėti apie organizavimo kultūrą ir jos ugdymą.

1. ORGANIZAVIMAS – VIENAS SVARBIAUSIŲ SĖKMĖS VEIKSNIŲ

Pažvelkime į atskirą žmogų.

Kiekvienas turime savo tikslų. Vieni nori įgyti naujų žinių, kiti – sukurti šeimą, treti – įkurti verslą, dar kiti – pasiekti gerų rezultatų profesinėje veikloje.

Tačiau vien noro nepakanka. Net ir labai gabus žmogus gali nepasiekti savo tikslų, jeigu nemoka tinkamai organizuoti savo veiklos.

Reikia mokėti atsakyti į kelis esminius klausimus:

• Kaip efektyviausiai panaudoti savo laiką?
• Kaip paskirstyti turimą energiją?
• Kokius išteklius turiu ir kokių man dar trūksta?
• Kuriems darbams reikia skirti daugiausia dėmesio?
• Kaip sumažinti nereikalingus trukdžius?
• Kaip suplanuoti veiksmus, kad nuosekliai artėčiau prie savo tikslo?

Tai galioja ne tik darbovietėje. Tai ne mažiau svarbu ir šeimoje.

Šeimos gyvenimas taip pat reikalauja organizavimo: bendrų tikslų, atsakomybės pasidalijimo, finansų planavimo, laiko skyrimo vaikams, poilsiui ir tarpusavio santykiams.

Kai šeimos nariai susitaria, kas už ką atsakingas, kai gerbia vieni kitų laiką ir pastangas, atsiranda daugiau tvarkos, pasitikėjimo ir galimybių kartu siekti geresnio gyvenimo.

Taigi organizavimas nėra vien vadovų ar vadybininkų veikla. Tai gebėjimas, reikalingas kiekvienam žmogui.

2. CHAOSAS NĖRA NATŪRALI GERO DARBO BŪSENA

Kartais girdime sakant: „Pas mus visada tokia netvarka“, „Nieko neįmanoma suplanuoti“, „Visi dirba, bet rezultatų nėra“.

Tačiau ar tai normalu?

Jeigu žmonės nuolat nežino, ką turi daryti, jeigu užduotys dubliuojasi, jeigu vieni darbuotojai perkrauti, o kiti neturi aiškių pareigų, jeigu darbai atliekami kelis kartus dėl informacijos trūkumo, problema dažnai slypi ne žmonių tingėjime, o netinkamame organizavime.

Chaosas dažnai atsiranda tada, kai nėra aiškiai suprasti veiklos tikslai, atsakomybės, darbų seka ir tarpusavio ryšiai.

Geras organizavimas prasideda nuo žinojimo:

• Ką norime pasiekti?
• Kokius darbus reikia atlikti?
• Kas už kiekvieną darbą atsakingas?
• Kokios priemonės ir žinios reikalingos?
• Kaip patikrinsime, ar pasiekėme norimą rezultatą?
• Ką turime pakeisti, jeigu rezultatai netenkina?

Kai į šiuos klausimus atsakoma aiškiai, atsiranda galimybė veikti nuosekliai ir produktyviai.

Geras organizavimas leidžia mažiau energijos skirti sumaiščiai ir daugiau – rezultatams kurti.

3. STIPRUS ŽMOGUS – TAI NE TIK DIDELĖ FIZINĖ JĖGA, BET IR GEBĖJIMAS TINKAMAI PASKIRSTYTI SAVO JĖGAS

Puikus pavyzdys, kaip svarbu organizuoti savo jėgas, yra stipriausias Lietuvos galiūnas Žydrūnas Savickas, tapęs ir Stipriausiu Galiūnu visoje planetoje.

Jis išsiskyrė ne tik išskirtine fizine jėga, bet ir gebėjimu sistemingai ruoštis varžyboms, organizuoti treniruotes, analizuoti savo galimybes ir tinkamai paskirstyti jėgas skirtingose rungtyse.

Galiūnų varžybose neužtenka vien būti stipriam. Reikia žinoti, kada ir kaip panaudoti savo jėgas, kaip pasiruošti kiekvienai rungčiai, kaip išvengti nereikalingo energijos eikvojimo ir kaip pasiekti geriausią bendrą rezultatą.

Tai puikiai iliustruoja bendrą principą:

Dideli rezultatai pasiekiami ne vien turint daug jėgų, bet ir mokant jas tinkamai organizuoti.

Tas pats principas galioja kiekvienoje organizacijoje. Darbuotojų skaičius, technika ar finansiniai ištekliai savaime negarantuoja sėkmės. Svarbu, kaip visa tai panaudojama bendram tikslui pasiekti, nes nereikia pamiršti, kad bet kokia organizacija yra gyvas organizmas.

4. KODĖL VADOVAS NETURĖTŲ VISKO DARYTI PATS?

Viena iš dažnų organizacijų problemų – vadovas, kuris stengiasi viską atlikti pats.

Iš pirmo žvilgsnio tai gali atrodyti kaip didelis atsakingumas. Vadovas daug dirba, nuolat sprendžia problemas, kontroliuoja procesus ir stengiasi, kad viskas būtų padaryta gerai.

Tačiau ilgainiui atsiranda rimta problema: visa organizacijos veikla pradeda priklausyti nuo vieno žmogaus.

Vadovas nebeturi laiko strateginiams klausimams, darbuotojai neišmoksta savarankiškai priimti sprendimų, o organizacija negali augti greičiau, negu leidžia vieno žmogaus galimybės.

Geras vadovas turi ne tik pats gerai atlikti savo darbą. Jis turi sugebėti organizuoti kitų žmonių darbą taip, kad visa komanda pasiektų geresnių rezultatų.

Tam būtina:

1. Aiškiai apibrėžti kiekvieno darbuotojo pareigas.
2. Nustatyti atsakomybės ribas.
3. Paskirstyti darbus pagal žmonių gebėjimus ir kompetenciją.
4. Užtikrinti, kad darbuotojai turėtų reikiamų žinių ir priemonių.
5. Organizuoti naujų darbuotojų įvedimą į darbą.
6. Nuolat tobulinti jau dirbančių darbuotojų kompetenciją.
7. Vertinti ne vien užimtumą, bet ir realius darbo rezultatus.

Vadovo užduotis – sukurti tokią sistemą, kurioje žmonės galėtų dirbti savarankiškai, atsakingai ir produktyviai.

Geras vadovas nėra tas, kuris viską padaro pats. Geras vadovas yra tas, kuris sugeba padaryti darbingą visą kolektyvą.

5. ORGANIZACIJA TURI MOKĖTI ATPAŽINTI IR ŠALINTI DESTRUKTYVIUS VEIKSMUS

Ankstesniuose mūsų straipsniuose nagrinėjome destruktyvaus mąstymo pavojų (https://darbasdarnadora.lt/destruktyvus-mastymas-tautu-ir-valstybiu-praradimu-priezastis/). Matėme, kad netinkami žmonių sprendimai ir savanaudiški veiksmai gali susilpninti ne tik atskirą organizaciją, bet ir visą valstybę.

Ši problema ypač svarbi organizuojant darbą.

Įsivaizduokime kolektyvą, kuriame vienas darbuotojas nuolat trukdo kitų darbui, slepia informaciją, kursto konfliktus, neprisiima atsakomybės arba sąmoningai nevykdo susitarimų.

Kiek laiko ir energijos praranda visa organizacija?

Kiek gerų darbuotojų gali prarasti motyvaciją?

Kiek galimybių lieka neišnaudota?

Todėl gera organizavimo sistema turi ne tik paskirstyti darbus, bet ir užtikrinti, kad būtų laiku pastebimos problemos, nustatomos jų priežastys ir imamasi tinkamų veiksmų.

Tačiau labai svarbu atskirti sąžiningą kritiką nuo destruktyvaus elgesio. Darbuotojas, kuris pastebi vadovo klaidą ir apie ją kalba, nebūtinai trukdo organizacijai. Priešingai – jis gali padėti jai tobulėti.

Todėl vertinti reikia konkrečius veiksmus, faktus ir jų pasekmes, o ne vien žmogaus nuomonę ar jo santykius su vadovu.

Kiekvienai organizacijai reikalinga aiški klaidų nustatymo ir šalinimo sistema. Ji turi padėti išsiaiškinti:

• Kodėl atsirado problema?
• Ar tai buvo žinių, įgūdžių ar informacijos trūkumas?
• Ar netinkamai paskirstyta atsakomybė?
• Ar neveikia pati darbo organizavimo sistema?
• Ar žmogus sąmoningai pažeidžia susitarimus ir trukdo bendram darbui?
• Kokių veiksmų reikia imtis, kad problema nepasikartotų?

Tai turėtų būti ne kaltųjų medžioklė, o nuolatinis organizacijos tobulinimo procesas.

6. KODĖL VALSTYBEI REIKALINGA GERA KLAIDŲ NUSTATYMO IR ŠALINIMO SISTEMA?

Jeigu medicinoje tiriami virusai, ieškoma ligų priežasčių ir kuriamos priemonės joms gydyti, kodėl organizacijose ir valstybės institucijose neturėtume taip pat nuosekliai tirti veiklos sutrikimų?

Valstybėje turėtų veikti veiksmingos sistemos, kurios ne tik nustatytų pažeidimus, bet ir analizuotų, kodėl jie atsirado, kodėl laiku nebuvo pastebėti ir kaip užkirsti kelią jų pasikartojimui.

Tai galėtų apimti:

• viešųjų paslaugų kokybės vertinimą;
• valstybės institucijų veiklos efektyvumo analizę;
• viešųjų pirkimų ir išlaidų kontrolę;
• interesų konfliktų ir korupcijos prevenciją;
• piliečių skundų bei pasiūlymų analizę;
• pasikartojančių administracinių klaidų šalinimą;
• aiškią atsakomybę už priimtus sprendimus.

Svarbiausia, kad tokios sistemos veiktų nepriklausomai, skaidriai ir pagal aiškias teisines procedūras.

Jos neturi tapti priemone persekioti nepatogius žmones ar politinius oponentus. Jų paskirtis – nustatyti problemas, remtis įrodymais, užtikrinti atsakomybę ir gerinti valstybės institucijų darbą.

Nes valstybės valdymas taip pat yra darbas. Ir jam galioja tie patys gero organizavimo principai kaip ir kiekvienai kitai organizacijai.

7. ORGANIZAVIMO PAGRINDAI – ŽINIOS, KURIŲ REIKIA KIEKVIENAM VADOVUI

Geras organizavimas nėra atsitiktinumas. Tai žinios ir praktiniai gebėjimai, kuriuos galima įgyti ir nuolat tobulinti.

Organizavimo pagrindus išmanantis vadovas gali nuosekliai kurti savo organizacijos veiklos sistemą.

Pavyzdžiui, jis turi gebėti nustatyti:

• Kokį produktą ar paslaugą organizacija turi sukurti?
• Kokius darbus būtina atlikti, kad šis produktas būtų pagamintas ar paslauga suteikta?
• Kiek darbuotojų reikia numatytam darbo kiekiui?
• Kokios kompetencijos reikalingos kiekvienai pareigybei?
• Kaip turi atrodyti organizacijos struktūra?
• Kaip paskirstyti atsakomybę?
• Kaip organizuoti naujų darbuotojų mokymą?
• Kaip tobulinti jau dirbančių žmonių žinias ir įgūdžius?
• Kaip įvertinti darbo rezultatus ir pašalinti veiklos trūkumus?

Ypač svarbus darbuotojų mokymas.

Jeigu darbuotojas nežino, kaip tinkamai atlikti savo darbą, negalima tikėtis geriausių rezultatų. Jeigu organizacija nesirūpina darbuotojų tobulėjimu, anksčiau ar vėliau ji pradeda atsilikti.

Todėl darbuotojų mokymas nėra nereikalingos išlaidos. Tai investicija į organizacijos gebėjimą kurti geresnius produktus, teikti kokybiškesnes paslaugas ir augti.

Kai tobulėja darbuotojai, atsiranda galimybė tobulėti ir visai organizacijai.

8. DARBAS – DARNA – DORA: GERO ORGANIZAVIMO PAGRINDAS

Čia norėčiau sugrįžti prie trijų sąvokų, kurios mums jau tapo svarbiomis: DARBAS – DARNA – DORA.

Jos labai gerai atskleidžia, kokiais principais turėtų būti grindžiamas sėkmingas organizacijos augimas.

DARBAS – tai aiškūs tikslai, suplanuotos užduotys, atsakomybė, kompetencija ir siekis sukurti kokybišką rezultatą.

DARNA – tai gebėjimas suderinti žmonių veiksmus, užtikrinti bendradarbiavimą, pasitikėjimą ir gerus tarpusavio santykius.

DORA – tai atsakingas pasirinkimas, kokių tikslų siekiame ir kokiomis priemonėmis juos įgyvendiname.

Šių trijų dalykų negalima atskirti.

Darbas be darnos gali virsti nuolatine darbuotojų kova.

Darna be darbo gali likti vien gražiais tarpusavio santykiais, neduodančiais rezultatų.

Darbas ir darna be doros gali būti panaudoti neteisingiems tikslams.

Todėl sėkmingai organizacijai reikia visų trijų.

9. KUR PRASIDEDA ORGANIZACIJOS AUGIMAS?

Organizacijos augimas prasideda ne nuo naujo pastato, brangesnės įrangos ar didesnio darbuotojų skaičiaus.

Jis prasideda nuo klausimo: ar mes mokame tinkamai organizuoti tai, ką jau turime?

Galbūt turime gerų specialistų, bet netinkamai paskirstome jų darbus.

Galbūt turime pakankamai darbuotojų, bet neaiškiai apibrėžiame jų atsakomybę.

Galbūt investuojame į naują įrangą, tačiau neapmokome žmonių, kaip ją efektyviai naudoti.

Galbūt nuolat sprendžiame tas pačias problemas, nes niekas neanalizuoja jų tikrųjų priežasčių.

Tokiais atvejais pirmiausia reikia ne daugiau dirbti, o išmokti dirbti geriau.

Kiekviena organizacija turėtų nuolat savęs klausti:

Ar mūsų darbuotojai žino, ko iš jų tikimasi?

Ar kiekvienas žmogus gali atlikti jam pavestą darbą?

Ar mūsų darbo procesai yra aiškūs ir veiksmingi?

Ar mokomės iš savo klaidų?

Ar vadovai kuria sistemą, kuri leidžia augti visam kolektyvui?

Atsakymai į šiuos klausimus gali tapti pirmuoju žingsniu į geresnius rezultatus.

PABAIGA. GEROVĖS KŪRIMAS PRASIDEDA NUO GERO DARBO ORGANIZAVIMO

Norime geresnio gyvenimo. Norime stipresnių įmonių, geresnių viešųjų paslaugų, darnesnių šeimų ir gerovės valstybės.

Tačiau turime suprasti vieną paprastą dalyką: geri norai savaime nesukuria gerų rezultatų.

Tam reikia žinių, gebėjimų, atsakomybės ir gero organizavimo.

Kiekvienas žmogus gali pradėti nuo savęs – išmokti geriau organizuoti savo laiką, energiją ir darbus.

Kiekviena šeima gali pradėti nuo bendrų tikslų ir atsakomybės pasidalijimo.

Kiekviena organizacija gali pradėti nuo aiškesnės struktūros, geresnio darbų paskirstymo ir darbuotojų mokymo.

O valstybė turėtų sudaryti sąlygas, kad geras organizavimas taptų ne išimtimi, o įprasta veiklos norma visose jos institucijose.

Juk valstybės gerovė kuriama ne vien politinėmis deklaracijomis. Ji kuriama kasdieniu milijonų žmonių darbu ir tuo, kaip tas darbas organizuojamas.

Todėl norint sukurti gerovės valstybę, turime išmokti gerai organizuoti darbus.

Geras organizavimas leidžia žmogaus pastangas paversti rezultatais, darbuotojų gebėjimus – organizacijos augimu, o bendrą darbą – visuomenės gerove.

DARBAS – DARNA – DORA.

Kviečiame mokytis ir tobulėti!

VšĮ LYDERIO AKADEMIJA kviečia vadovus, organizacijų darbuotojus ir visus, norinčius geriau organizuoti savo veiklą, susipažinti su organizavimo pagrindais.

Mūsų organizuojamuose kursuose, seminaruose, paskaitose ir individualiose konsultacijose nagrinėjama, kaip nuosekliai kurti veiksmingą darbų organizavimo sistemą, nustatyti reikalingą darbuotojų skaičių, parengti organizacinę struktūrą, paskirstyti atsakomybę ir užtikrinti nuolatinį darbuotojų mokymą.

Tikslas – padėti žmonėms ne vien daugiau dirbti, bet ir išmokti dirbti geriau, produktyviau bei atsakingiau.

Nes organizacijos sėkmė prasideda nuo žmonių gebėjimo gerai organizuoti darbą.